Mitarbeiterscreening · Terrorlisten
Sanktionslistenprüfung bei Mitarbeitern
Die EU-Terrorverordnungen verbieten, gelisteten Personen Gelder jeder Art zur Verfügung zu stellen, und ein Gehalt ist eine Zahlung. Deshalb gehört für viele Unternehmen die Sanktionslistenprüfung der Mitarbeiter dazu, für Unternehmen mit AEO-Sicherheitsbewilligung verlangt der Zoll sie ausdrücklich. Ob und wie weit sie zulässig ist, hängt vom Datenschutz und von der Mitbestimmung ab. Diese Seite zeigt die Grundlagen und wie Sie die Prüfung eingrenzen und festhalten.
Keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die Prüfung mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat ab.
Warum Arbeitgeber Terrorlisten prüfen
Die EU-Terrorlisten
Die EU listet Personen und Gruppen mit Bezug zum Terrorismus in eigenen Verordnungen: in der Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 und in der Verordnung (EG) Nr. 881/2002 zu ISIL (Da'esh) und Al-Qaida, deren Listungen auf den UN-Sicherheitsrat zurückgehen. Alle stehen in der Finanzsanktionsliste der EU, gegen die wir prüfen.
Gehalt ist Bereitstellung von Geldern
Beide Verordnungen verbieten in Artikel 2, gelisteten Personen unmittelbar oder mittelbar Gelder zur Verfügung zu stellen. Gelder sind dort finanzielle Vermögenswerte und Vorteile jeder Art, Bargeld und Zahlungsmittel eingeschlossen. Ein Arbeitgeber, der eine gelistete Person bezahlt, riskiert deshalb einen Verstoß.
Zoll und AEO
Nach den Hinweisen des Zolls zum AEO-Fragebogen ist für eine AEOS-Bewilligung ein regelmäßiger Abgleich des Personals in sicherheitsrelevanten Bereichen gegen diese Listen zwingend; ein Verzicht kommt nicht in Betracht. Der Bundesfinanzhof hat am 19. Juni 2012 (VII R 43/11) entschieden, dass der Zoll die Bewilligung von dieser Prüfung abhängig machen darf.
Sanktionslistenprüfung und DSGVO
Eine Prüfung von Beschäftigten verarbeitet personenbezogene Daten. Sie braucht eine Rechtsgrundlage und einen klaren Umfang.
Rechtsgrundlage festlegen
Nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO kommt als Grundlage die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Buchst. c) oder ein berechtigtes Interesse (Buchst. f) in Betracht, in Deutschland daneben § 26 BDSG für Beschäftigtendaten. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 (C-34/21) entschieden, dass nationale Regeln, die nur die Bedingungen der DSGVO wiederholen, keine spezifischeren Vorschriften im Sinne von Art. 88 DSGVO sind. Welche Grundlage bei Ihnen trägt, klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten.
Nicht pauschal, sondern begründet
Legen Sie fest, wen Sie aus welchem Grund prüfen. Der Zoll verlangt die Prüfung für Beschäftigte in sicherheitsrelevanten Bereichen, nicht für die gesamte Belegschaft. Für andere Gruppen, etwa mit Zugriff auf Zahlungen, halten Sie den Grund schriftlich fest.
Nur die nötigen Daten
Für den Abgleich reichen Name und, zur Klärung eines Treffers, das Geburtsdatum. Der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil darauf abgestellt, dass nur Stammdaten mit den Listen verglichen werden und keine weiteren Daten erhoben werden. Weitere Personaldaten gehören nicht in die Prüfung.
Informieren und dokumentieren
Beschäftigte sind nach Art. 13 DSGVO über Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren. Halten Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Umfang und Speicherdauer schriftlich fest, etwa im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein regelmäßiges Screening mit einer Software kann darunter fallen. Viele Unternehmen regeln die Prüfung deshalb in einer Betriebsvereinbarung.
So setzen Sie das Mitarbeiterscreening auf
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1
Abstimmen
Klären Sie Zweck, Rechtsgrundlage und Umfang mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat, bevor Sie die erste Prüfung durchführen.
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2
Eingrenzen
Legen Sie fest, welche Beschäftigten Sie prüfen, gegen welche Listen, wie oft und wer Treffer klärt.
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3
Prüfen und festhalten
Prüfen Sie die Namen und klären Sie Treffer vertraulich. Halten Sie fest, wann gegen welche Listen geprüft wurde.
Was Sie über OFACScreen wissen sollten
Namen wie jeder andere
OFACScreen hat keinen eigenen Modus für Beschäftigte. Sie prüfen einen Namen wie den eines Kunden oder Lieferanten, gegen dieselben Listen.
Was gespeichert wird
Die kostenlose Suche wird keinem Konto zugeordnet und hinterlässt keinen Nachweis. Mit einem Tarif wird jede Suche im Suchverlauf Ihres Kontos gespeichert, als Nachweis der Prüfung. Wie lange, steht in unserer Datenschutzerklärung (auf Englisch).
Wo die Daten liegen
Unsere Server stehen in den USA. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob das für die Prüfung von Beschäftigten mit Ihren Vorgaben vereinbar ist.
Fragen
Erst abstimmen, dann prüfen
Wenn Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat zugestimmt haben, prüfen Sie einzelne Namen kostenlos. Mit einem Tarif laden Sie eine Liste als Datei hoch, und jede Suche wird im Suchverlauf gespeichert.